日期: 2020年5月28日
公署回应传媒查询有关僱主如何保障僱员个人资料
就 贵传媒查询有关僱主如何保障僱员个人资料，香港个人资料私隐专员（私隐专员）现就《个人资料（私隐）条例》（《私隐条例》）的相关内容回复如下：
问题
「假设情况：
一间公司设有供僱员内部使用的通讯录，但个别僱员因个人资料被放在网上流传，该名僱员遂要求公司中止在内部通讯录刊载其个人资料，以免被人滥用。
在以上情况，
（一）请问僱主是否有责任确保僱员的个人资料不会被员工滥用、外洩？如有，僱主应怎样做？
（二）若然僱主（或公司的人事部）拒绝该名僱员的要求，即继续刊载员工的个人资料于内部通讯录，该名僱员可以如何保障自己的个人资料，不会被其他员工滥用、外洩？」
答：问题一
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僱主作为资料使用者，在使用（包括披露）僱员（作为资料当事人）的个人资料时，有责任依从《私隐条例》的条文及保障资料原则的规定，保障僱员的个人资料由收集、使用、处理、保安的整个生命周期，以至私隐政策透明度等。私隐专员根据《私隐条例》第12条发出《人力资源管理实务守则》，旨在就如何适当地处理与僱佣的每一阶段有关的个人资料，为僱主及其僱员提供实际指引。当中包括：
o 僱主不应将僱员的僱佣资料，使用或披露于不是与僱员的僱佣目的直接有关的任何目的，除非僱员已给予订明同意将有关资料使用或披露于其他目的或因应《私隐条例》第8部中有适用的豁免事项（《
人力资源管理实务守则》3.10.1）；
o 机构的内部政策应规定查阅及处理个人资料受「需要知道」及「需要使用」的原则所规限（《
人力资源管理实务守则》1.4.1）；
o 如僱主将任何与僱佣有关的个人资料作内部用途，则僱主应采取适当的保安措施，以免该资料受到未获准许的或意外的查阅、处理、删除、丧失或使用所影响（《
人力资源管理实务守则》1.4.2）；
o 僱主应采取合理地切实可行的措施，以确保在僱主的个人资料私隐政策方面，为处理与僱佣有关的个人资料的僱员提供训练以遵从有关政策，以及确保他们在应用有关政策时会尽量审慎行事，并且会按照为该等政策而设计的程序办事（《
人力资源管理实务守则》1.4.1）。
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僱员可与僱主商讨，了解更多机构处理个人资料的政策及具体保障个人资料的措施。
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如僱员怀疑其个人资料私隐受到侵犯，而又能提供表面证据，可以向私隐专员作出投诉。私隐专员会按既定政策和法例作出适当跟进及处理。
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