日期: 2019年5月15日
公署回应有关处理关爱共享计划申请表的资料保安事宜
谢谢你的查询，有关处理关爱共享计划申请表的资料保安事宜，公署现
就个人资料私隐范畴综合回复如下：
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一般而言，不论公私营机构，都必须根据《个人资料（私隐）条例》（《私隐条例》）的规定，采取切实可行的步骤，保障资料当事人（如计划申请者）的个人资料不会未经准许或意外地被查阅、处理、删除、丧失或使用，否则便有可能违反《私隐条例》下的资料保安原则。
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机构若聘用外判服务供应商（作为资料处理者）协助处理个人资料，仍须采取合约规范方法或其他方法（如合约列明外判服务供应商须依从《私隐条例》下保障资料原则的责任，及应保证其职员已接受适当的个人资料处理培训等），以防止转移予该外判服务供应商作处理的个人资料未获准许或意外地被查阅、处理、删除、丧失或使用。
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机构可视乎不同的工作职能及编配，按「有需要知道」及「有需要使用」的原则，授予相关僱员或外判服务供应商的查阅权；并制定具透明度的处理资料政策和内部程序，确保处理资料的职员或外判服务供应商依从相关的处理程序，从而为减少未获授权查阅或洩露个人资料的风险。