日期: 2018年4月27日
公署跟进有关僱主收集及纪录僱员申领病假原因的事宜
谢谢你的查询，跟进有关僱主收集及纪录僱员申领病假原因的事宜，公署现就
个人资料私隐范畴回复如下：
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私隐专员所刊发的《人力资源管理实务守则》（《守则》）中订明[1], 僱主可收集与僱员的健康状况有关的个人资料[2]（如病历、应诊资料、体检结果等），只要是为了：
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与评估僱员是否适合继续受聘的目的或直接有关的目的收集资料；或
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与管理为僱员提供的医疗或其他福利或补偿直接有关的目的收集资料。
例如：若基于工作性质或要求而须确保担当该职位的僱员的健康状况足以让其执行职务，否则会对该僱主向顾客所提供的服务构成影响，那么该僱主便有合理理由要求其僱员提供病历或诊症结果。
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此外，《守则》订明[3]在顾及收集所得与僱员健康状况有关的个人资料的敏感程度后，僱主应采取所有切实可行的步骤，确保妥善保管相关的个人资料[4]。
良好的行事方式是相关的个人资料应根据僱主所设定的保安程序（如制定查阅规约、实施检查记录及遵守规定的措施），只让获授权的职员基于「需要知道」的原则查阅。
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《守则》中亦订明[5]僱主不应将僱员的僱佣资料（包括因僱佣事宜而收集所得与僱员的健康状况有关的个人资料），使用或披露于不是僱员的僱佣目的直接有关的任何目的，除非：
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僱员同意将有关资料披露或使用于该等其他目的[6]﹔
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有关目的与资料的收集目的直接有关[7]﹔
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法律或法定主管当局规定须如此使用或披露资料[8]﹔或
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《个人资料（私隐）条例》（《私隐条例》）中有适用的豁免事项。
《守则》亦指出
[9]，僱主可为了与僱佣直接有关的目的，将僱员僱佣方面的个人资料在机构内移转。而僱主只可基于「需要知道」的原则，将足够但不超乎适度的个人资料披露予职务上或工作岗位上有需要知悉有关资料的员工（如僱员的上司或部门主管）。
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任何人士如怀疑其个人资料私隐受到侵犯，而又能提供表面证据，可以向公署作投诉。公署在收到投诉后会接触投诉人及被投诉者，就个案作出跟进，因应个案情况决定是否进行调查，以确定被投诉者是否有违反《私隐条例》的规定。
（如需引述，请写香港个人资料私隐专员黄继儿）
[7] 《私隐条例》下保障资料第3(1)及第3(4)原则