日期: 2020年2月2日
公署回应传媒查询有关有团体免费派发口罩时要求市民提供个人资料
就 贵报查询关于有团体免费派发口罩时要求市民提供个人资料一事，至今香港个人资料私隐专员公署（公署）已接获一宗相关投诉，所以不能作出任何评论，现就《个人资料（私隐）条例》（《私隐条例》）下的相关规定作一般性的回复：
关于派发物资或提供服务时收集个人资料
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在《私隐条例》中，个人资料是指可识辨在世人士的身分的资料，有关资料必须储存在纪录内，并且可加以处理或检索。
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机构（作为资料使用者）如在派发物资或提供服务过程中收集及使用资料当事人的个人资料，必须遵从《私隐条例》的规定。
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根据《私隐条例》有关收集个人资料的保障资料第 1 原则规定，机构应以合法和公平的方式收集资料当事人不超乎适度的个人资料，而其收集目的应直接与其职能或活动有关，并应在收集资料当事人的个人资料之时或之前提供《收集个人资料声明》，告知他们所收集的资料及其目的，以及资料可能会转移给哪类人士。
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此外，私隐专员发出的《身分证号码及其他身分代号实务守则》（《守则》），对资料使用者在收集资料当事人的身分证号码/ 身分证副本作出了规定。《守则》规定，除获法律授权外，任何人士均不能强制他人提供其身分证号码。然而，在《守则》准许收集身分证号码的情况下，资料使用者则可要求个人提供他的身分证号码，当中包括：增进该名个人的利益、防止对有关资料使用者以外的任何其他人造成损害等。
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根据《私隐条例》有关使用个人资料的保障资料第 3 原则规定，机构使用个人资料的目的，只限于收集时述明的目的或直接相关的目的，使用资料于新目的，必须事先得到资料当事人自愿和明确的同意，否则会被视作违反保障资料第3原则。
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另外，根据《私隐条例》有关资料保留期间的原则规定，资料使用者保留个人资料的时间，不得超过达致原来目的的实际所需（保障资料第2原则）。此外，《私隐条例》有关资料保安的原则规定，资料使用者须采取一切切实可行的步骤，保障个人资料不会未经授权或意外地被查阅、处理、删除、丧失或使用（保障资料第4原则）。因此，机构在派发物资或提供服务后（即达致原来目的的实际所需后），应尽快删除所收集的个人资料。如有实际需要保留该些个人资料的话，机构应采取适当措施以确保个人资料的保安受到保障。