学校收集及使用教师的外游资料。
查询事项
学校要求教师于长假期前填写外游表，包括外游日期及地点、紧急联络人电话，然后向学校申报。学校其后会经电邮向全校职员发放申请了外游的同事名单及外游日期。
查询者询问教师放假期间外游是否有需要向学校申报及向全体职员公布。
公署的回覆
雇主作为资料使用者在收集及使用雇员的个人资料时，须遵守条例附表1的保障资料原则及《人力资源管理实务守则》（守则）的规定。
收集个人资料
一般而言，雇主作为资料使用者须以公平及合法的方式，收集与其职能活动直接有关及不超乎适度的个人资料，并须采取所有切实可行的步骤，以确保雇员在有关资料的收集之时或之前，获告知他是有责任或可自愿提供有关资料及若果他不提供便会承受的后果，以及有关资料的用途及可能转移予甚么类别的人士。
守则第3.2.1段订明，雇主可收集雇员的个人资料，而该等资料必须是雇主的人力资源职能所需或与该等职能直接有关的资料，或根据规管雇主事务的法律规定所需的资料；及该等资料是以在有关情况下属公平的方式收集，以及就收集目的而言，所收集的资料并不超乎适度。
使用个人资料
根据保障资料第3原则，如无有关的资料当事人的订明同意，个人资料不得用于新目的。同时，守则第3.10.1段，雇主不应将雇员的个人资料使用或披露于不是与雇佣目的直接有关的任何目的，除非：
假如雇主是为与雇佣直接有关的目的，而把雇员在雇佣方面的个人资料向公司其他员工披露，亦必须遵守守则第3.11.6段的规定，即基于“需要知道”的原则把足够而不超乎适度的资料披露予只在职务上或工作岗位上需要使用该资料的雇员。
上载日期：2024年8月