载有个人资料而未被加密的文件被发送至错误的电邮地址
投诉内容
投诉人与丈夫委托某律师楼办理物业买卖手续。就有关交易，投诉人的丈夫收到一封由该律师楼发出的电邮(该电邮)，当中夹附了数份交易文件。投诉人的丈夫注意到，该电邮的副本被抄送予一个与投诉人电邮地址非常相似的电邮地址。投诉人不满该律师楼将他们夫妇二人的个人资料外泄，遂向公署投诉该律师楼。
结果
该律师楼解释，发送该电邮的职员没有与投诉人核对其手写的电邮地址，以致该职员在发送该电邮时错误地输入投诉人的电邮地址。该律师楼并承认，该职员在透过该电邮发送文件时没有将附件加密。
经私隐公署介入后，该律师楼已指示员工在发出电邮时，需小心检查收件人地址及附件是否正确，并确保载有客户的个人资料的附件被加密及/或以密码保护。此外，该律师楼亦就其发送电邮的标准做法为员工提供培训。
私隐公署亦就事件向该机构发出警告，要求他们务必敦促员工日后在保障及处理个人资料方面，紧遵《私隐条例》的规定，同时严格遵从其资料保障政策，不时提醒员工小心处理个人资料的重要性，并定时将相关的政策文件作内部传阅。
借鉴
明显地，个案是源于误读手写电邮地址的人为错误。透过电邮与不同人士沟通，是现今十分普遍的工作活动。当员工每日都在发送数以十封的电邮，他们或会不自觉地忽略了核对电邮地址的重要性。要避免发生类似本案的人为错误，机构应透过订立资料保障的政策，并为员工提供培训，藉以在员工之间建立尊重个人资料私隐的文化。
上载日期：2023年3月