个案简述

（行政上诉案件第9/2023号）

不公平及过度收集个人资料 — 个人资料的保安 — 保障资料第4原则 — 采取合理切实可行的保安措施 — 没有发出执行通知

聆讯委员会成员：
刘恩沛女士（副主席）
曾思进博士（委员）
黄朝龙先生（委员）

裁决理由书日期 : 2023年12月6日

投诉内容

上诉人曾向某政府部门（“该部门”）提交一项申请。某日，上诉人的丈夫收到该部门的一名医务社工来电，表示希望透过他联络上诉人以跟进上诉人的申请。上诉人提交该申请时并没有向该部门提供其丈夫的手提电话号码（“该电话号码”）。上诉人认为该名医务社工是从医院管理局（“医管局”）的电脑系统（“该电脑系统”）中取得该电话号码，故向私隐专员投诉该部门（“个案一”）及医管局（“个案二”）。

私隐专员的决定

个案一

调查期间，该部门向私隐专员表示，该名医务社工未能与上诉人取得联络，因此透过该电脑系统取得该电话号码，致电上诉人的丈夫，希望透过他尽快与上诉人联络，以跟进上诉人的申请。

私隐专员认为该部门在上述情况下透过该电脑系统取得该电话号码的做法属于不公平，亦属超乎适度，而事件中并无资料显示该部门或该名医务社工有任何急切性必须刻意从该电脑系统中查阅上诉人丈夫的电话号码并透过他联络上诉人。因此，私隐专员认为该部门有关做法违反《私隐条例》下保障资料第1(1)及1(2)原则的规定，并向该部门发出警告信。该部门在事后亦采取改善措施，故私隐专员不拟就这宗个案向该部门发出执行通知。

个案二

与此同时，私隐专员亦对医管局展开了初步查询。私隐专员审视了医管局提供的资料，认为医管局已采取合理切实可行的措施保障其电脑系统内病人的个人资料，因而并无违反保障资料第4原则的规定，故此私隐专员认为在此情况下毋须向医管局发出执行通知。

上诉人不满私隐专员的决定，遂向委员会提出上诉。

上诉

委员会确认私隐专员的决定，并基于下述理由驳回上诉人的上诉：

1. 根据行政上诉案件2015年第54号的决定，保障资料第4原则下的责任，只是要求资料使用者“采取合理地切实可行的步骤”保障个人资料，而并非要不计算代价和可行性去采取任何步骤。
2. 委员会认为个案涉及个别职员不当地收集个人资料，而并非源自医管局系统的缺失，而医管局已经有既定程序和指引处理违规行为，包括向违规职员作出训示及督导。因此，委员会认为医管局已采取合理切实可行的措施保障该电脑系统内病人的个人资料，并无违反保障资料第4原则的规定，故此委员会认为私隐专员在此情况下毋须向医管局发出执行通知。
3. 就上诉人提出的建议（即医管局应在有关病人提出有关要求后才列印或转移有关的个人资料予该部门，而并非将整个系统的存取权开放予该部门）（“该建议”），委员会认同私隐专员的决定，在医管局没有违反保障资料第4原则的情况下，医管局是否更改其现行做法或采纳上诉人的建议，纯粹属于医管局的内部决定。
4. 即使上诉人不同意私隐专员所引用的统计数据（即该部门每年需要处理医务社会服务的申请数目庞大）以反驳上诉人提出的指称及该建议，委员会认为这项争议并不足以推翻私隐专员的决定。

行政上诉委员会的决定

委员会驳回本上诉。

上载日期：2025年3月