个案简述

（行政上诉案件第3/2023号）

投诉表格收集的个人资料及使用目的 — 处理投诉 — 抄送投诉结果信函予被投诉方 — 投诉人的合理期望 — 正确行使酌情权拒绝对投诉作进一步调查

聆讯委员会成员：
刘恩沛女士（副主席）
陈咏琪女士（委员）
姚逸明先生（委员）

裁决理由书日期 : 2023年10月11日

投诉内容

上诉人不满某公立医院医生就上诉人亲人的伤残津贴申请所作的医疗评估结果，并向某政府决策局（“该决策局”）作出申诉。该决策局回覆上诉人，表示其不会介入公立医院的日常运作及管理，并会把上诉人的投诉转介医院管理局处理。上诉人不满该决策局的回覆，遂向申诉专员作出投诉。

经查讯后，申诉专员认为该决策局的回覆并不涉及任何行政失当，因而结案。同时，申诉专员把决定信函抄送给该决策局局长。上诉人因不满申诉专员将载有其个人资料的信件抄送予该决策局而向私隐专员作出投诉。

私隐专员的决定

经初步查询后，私隐专员认为申诉专员透过投诉表格收集个人资料，目的是作处理上诉人投诉之用。其后，虽然申诉专员的结论是该决策局并没有行政失当，但把其对案件的评论和结果抄送给该决策局仍然属处理投诉的一部分。

私隐专员认为在作出投诉时，上诉人已经签署并同意申诉专员在处理投诉时可以复制投诉表格及在表格内所提交的任何资料（包括个人资料）以转交任何人士／机构。故此，私隐专员认为申诉专员在取得上诉人披露个人资料的同意后，就处理投诉目的而把载有个人资料的信件抄送予该决策局，并没有违反《私隐条例》保障资料第3原则，故行使《私隐条例》第39(2)(d)条赋予的酌情权，决定不就上诉人的个案作进一步调查。上诉人不满私隐专员的决定，遂向委员会提出上诉。

上诉

委员会确认私隐专员的决定，并基于下述理由驳回上诉人的上诉：

1. 申诉专员收集上诉人的个人资料的目的是为了处理上诉人的投诉。至于申诉专员其后把载有上诉人个人资料的信件抄送予该决策局，委员会认为申诉专员在抄送覆函时并没有违反保障资料第3原则，因为所牵涉的个人资料均是用作处理投诉之用。
2. 就上诉人提出“合理期望”的论点，委员会认为申诉专员已经在投诉表格内列明资料可以在投诉期间转移给相关的人士或机构，而上诉人亦的确有在表格上签署，同意披露有关资料。况且，上诉人在填写表格时是可以选择不同意其资料被披露给该决策局。委员会认为申诉专员并没有超越上诉人就着自己的资料如何被使用的合理期望。
3. 委员会认为上诉人并不能够依赖“以往投诉”以支持其提出合理期望的说法。申诉专员解释过去没有抄送上诉人的“以往投诉”结果给相关决策局，是因为该些投诉被申诉专员评为“不予跟进”或“不展开调查”，故对涉事的决策局参考价值不大。相反，在本案中，申诉专员的确把上诉人的案件评为“可跟进”，并就上诉人的投诉展开了初步查讯。委员会认为申诉专员拥有酌情权去决定究竟把案件的结果信件抄送予相关的决策局是否有助促进公共行政的质素和水平，而该决定亦纯属申诉专员内部的行政决定。

行政上诉委员会的决定

委员会驳回本上诉。

上载日期：2025年3月