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个案简述

个案简述

有关保障资料第4原则 - 个人资料的保安的个案简述

参考编号.:2022C04

物业管理公司职员使用环保纸张时披露业户的个人资料 — 保障资料第4原则 — 个人资料的保安

投诉内容

投诉人为某物业管理公司旗下屋苑的住户。某日,投诉人发现有数十张“油漆未干”的告示悬挂或张贴于屋苑内行人通道的两旁。投诉人注意到该些告示背面,载有该公司与业户之间的通讯电邮。而其中一张告示背后,是投诉人曾向该公司发送的投诉电邮列印本。该列印本清楚显示了投诉人的英文姓名、电邮地址及投诉内容。投诉人遂向私隐公署投诉该公司。

结果

该公司表示,根据其既定指引,环保纸只供内部使用。是次事件乃基于个别员工的人为疏忽所致,而公司已对有关员工作出口头训示及严正警告。该公司亦因应事件而修订使用环保纸的指引,规定职员日后一律不可使用涉及个人资料的书信或文件作环保纸张,否则会受到纪律处分。

私隐公署认为该公司未有采取所有切实可行的步骤,去确保员工对个人资料的保安风险有一定程度的意识或敏感度,故该公司因未能妥善保障所持有的个人资料而违反了保障资料第4原则的规定。私隐公署警告该公司,必须就销毁或弃置载有个人资料文件制订周详的内部政策及指引,以便员工遵循(例如载有个人资料但不需保留的文件须适时销毁、要求员工定期检查回收箱内的纸张是否包括载有个人资料的文件)。同时,该公司亦应派员进行有效的监察及与员工沟通,以确保员工知悉并依从其内部政策及指引行事。

借鉴

虽然该公司已有指引订明环保纸只供内部使用,但是次事件仍然发生。另外,不论是负责列印“油漆未干”告示,或是负责张贴该些告示的职员,均没有发现该些告示背后载有个人资料。由此可见,该公司职员对保障个人资料私隐的意识不足。该公司应汲取是次事件的经验,明白到制订相关政策固然是当务之急,但采取措施让员工了解并遵从有关政策亦是刻不容缓。该公司亦应提供全面的培训予员工,以提高员工对保障个人资料私隐的意识。

上载日期:2022年9月


个案种类 : 按条例规定/保障资料原则/实务守则/指引分类: 按题目/内容分类: