物业管理公司职员使用环保纸张时披露业户的个人资料 — 保障资料第4原则 — 个人资料的保安
投诉内容
投诉人为某物业管理公司旗下屋苑的住户。某日，投诉人发现有数十张“油漆未干”的告示悬挂或张贴于屋苑内行人通道的两旁。投诉人注意到该些告示背面，载有该公司与业户之间的通讯电邮。而其中一张告示背后，是投诉人曾向该公司发送的投诉电邮列印本。该列印本清楚显示了投诉人的英文姓名、电邮地址及投诉内容。投诉人遂向私隐公署投诉该公司。
结果
该公司表示，根据其既定指引，环保纸只供内部使用。是次事件乃基于个别员工的人为疏忽所致，而公司已对有关员工作出口头训示及严正警告。该公司亦因应事件而修订使用环保纸的指引，规定职员日后一律不可使用涉及个人资料的书信或文件作环保纸张，否则会受到纪律处分。
私隐公署认为该公司未有采取所有切实可行的步骤，去确保员工对个人资料的保安风险有一定程度的意识或敏感度，故该公司因未能妥善保障所持有的个人资料而违反了保障资料第4原则的规定。私隐公署警告该公司，必须就销毁或弃置载有个人资料文件制订周详的内部政策及指引，以便员工遵循（例如载有个人资料但不需保留的文件须适时销毁、要求员工定期检查回收箱内的纸张是否包括载有个人资料的文件）。同时，该公司亦应派员进行有效的监察及与员工沟通，以确保员工知悉并依从其内部政策及指引行事。
借鉴
虽然该公司已有指引订明环保纸只供内部使用，但是次事件仍然发生。另外，不论是负责列印“油漆未干”告示，或是负责张贴该些告示的职员，均没有发现该些告示背后载有个人资料。由此可见，该公司职员对保障个人资料私隐的意识不足。该公司应汲取是次事件的经验，明白到制订相关政策固然是当务之急，但采取措施让员工了解并遵从有关政策亦是刻不容缓。该公司亦应提供全面的培训予员工，以提高员工对保障个人资料私隐的意识。
上载日期：2022年9月