雇员透过查阅资料要求向雇主查询他是否被视为具潜质的员工 — 保障资料第6 原则
投诉内容
为确保内部升迁交接畅顺，一机构的管理层决定物色具潜质的员工，以专注培训他们将来出任管理人员或其他重要职位。因此，该机构内部制备了一份具潜质的员工名单供管理层考虑，但该名单内容没有对外公布。
投诉人向该机构递交一份查阅资料要求表格，要求该机构确认“他的姓名是否在该份具潜质的员工名单上”。由于该机构的政策是不会向员工披露他是否被管理层视为一名具潜质的员工，该机构没有回覆投诉人的要求。投诉人遂向私隐公署投诉该机构未有依从其查阅资料要求。
结果
在司法覆核个案胡洁冰 诉 行政上诉委员会（法院案件编号HCAL 60/2007）中，法官表示《私隐条例》的原意为保障个人资料私隐，提供渠道以供资料当事人查阅资料使用者持有他的个人资料，以及在发现不准确时要求资料使用者作出更正。
在本个案中，投诉人提出查阅资料要求的目的，并不是查阅该机构持有与他有关的雇佣纪录（例如他的履历资料、工作表现报告、培训纪录或申领假期/员工福利纪录等），而是希望得悉他是否被管理层视为一名具潜质的员工。私隐公署认为，投诉人的要求与他的个人资料私隐无关。就投诉人的姓名此项个人资料而言，该机构作为雇主当然会对投诉人的姓名作纪录，而投诉人在《私隐条例》下只可查阅该公司是否准确地记录他的姓名，以及在发现不准确时要求雇主作出更正。该机构在《私隐条例》下没有责任向投诉人确认“他的姓名是否在该份具潜质的员工名单上”。
借鉴
《私隐条例》赋予雇员向雇主查阅其个人资料的重要权利，而雇主作为资料使用者亦须按法例规定妥善处理雇员的查阅资料要求。然而，雇员可能会误会《私隐条例》下赋予他们有关权利的用意，以为这权利等同于一项绝对的知情权，可用作要求雇主回答所有与雇员有关的问题，或为雇员编写指定形式的报告或信件等（例如要求雇主提供离职证明信）。事实上，查阅个人资料的权利在于让个人知悉某资料使用者是否持有他的个人资料，并在认为他的个人资料不准确时，有权向资料使用者提出改正资料要求。因此，雇员不应期望可透过行使查阅个人资料权利以找寻资料作检视雇主的行政安排或管理决定，亦不应利用此权利解决雇佣纠纷。
上载日期：2020年9月