（行政上诉委员会上诉案件第12/2017号）
举报人身份在同事之间流传 – 对受访者及部门主管口头要求保密 – 保障资料第4(1) 原则 – 未有采取切实可行的步骤保障举报人的身份 – 事后采取相应的补救措施 – 是否合法及合理地行使私隐专员酌情权不作调查
聆讯委员会成员：
沈士文先生（副主席）
叶豪盛教授（委员）
严嘉洵女士（委员）
裁决理由书日期：2017年11月27日
投诉内容
上诉人任职电力公司的高级技术员。上诉人向公司内部审计部举报“同事一”处事不公，涉嫌包庇未达标准表现的工程承办商。
上诉人从同事口中得知有关他作出举报一事在同事之间流传。“同事三”表示他是从深圳操作及维修组的另一位女同事知悉，而女同事则是从其上司“同事二”口中知悉此事。
上诉人向公司投诉内部审计部外泄他举报的资料，独立调查小组完成调查，认为没有证据显示该部门有犯错的地方。上诉人不满调查结果，向私隐专员投诉公司未有妥善保障他举报的资料，导致他的同事知悉他举报同事一此事。
私隐专员的决定
私隐专员决定不继续处理上诉人的投诉，所持理由如下：–
(1) 女同事及同事二对事件的陈述有矛盾的地方，同事二指他是在调查小组邀请他会面后，才知悉上诉人举报一事，他没有印象曾告知女同事此事，私隐专员无法从有关资料中断定案件发生的情况，亦不能排除有其他职员在接受内部审计部人员调查期间，推测上诉人是举报人。
(2) 公司对其他受访者及相关部门主管，只是口头上要求／提醒他们须保密，看来未有采取保障资料第4(1) 原则所规定的切实可行的步骤去保障举报人的身份。
(3) 考虑公司已采取以下相应的补救措施，私隐专员认为此投诉事项已得到解决，即使就本案继续调查亦不能合理地预计可带来更满意的结果：
(a) 内部审计部于2016年2月起，在调查报告内删去举报人姓名，以及在报告的开首加上警诫字句，提醒收件人保密的重要性；及
(b) 于2017年4月起， 要求所有受访者及因调查需要得悉举报人身份的部门主管签署“面谈保密协议”，当中述明电力公司会根据《纪律政策》处分违反有关协议的员工。
(4) 私隐专员已发信予公司，要求他们确保举报人的身份受到保障，以符合保障资料第4(1) 原则的规定。上诉人不满私隐专员的决定，故向委员会提出上诉。
上诉
委员会认为本案的关键议题，是私隐专员在考虑到公司于已就过往不足的做法／政策采取相应的补救措施，是否合法及合理地行使其酌情权去决定不就本案进行进一步调查。
委员会认为在本案中私隐专员如继续进行全面调查，最终可采取的行动将会是限于《私隐条例》第50(1) 条发出执行通知。但因各方并不争议公司已经采取适当及足够的补救措施，上述的执行通知将会是过时，甚至已不需要的。私隐专员作出的决定是合法及在《私隐条例》赋予的酌情权的范围之内，而且是在所有相关情况下合理的。委员会故认同私隐专员继续处理上诉人的个案，亦不能合理地预计可带来更满意的结果，没有实际的成效。
虽然以上的讨论已足以处理及驳回本上诉，但委员会明白公司有否违反保障资料第4(1) 原则，对于上诉人而言是非常重要的。在本案中，经考虑有关资料及保障资料第4(1) 原则的用字（尤其是“切实可行”一词）后，委员会观察到公司的过往政策／做法，即没有要求受访者及相关部门主管签署保密声明以承诺将调查内容保密，至少是不可取及表面上是违反保障资料第4(1) 原则。
上载日期：2019年3月