一间公司利用传真通知它的客户该公司其中一名雇员已辞职。传真载有该名离职雇员的姓名及身分证号码，而这是在该雇员不知情及未取得他的同意下作出的。
接获公署的查询后，该公司解释有关作为是要防止该名已离职的雇员向公司的客户招揽生意。
私隐专员对此个案的意见
公署认为该公司已违反了保障资料第4原则的规定，因为该公司并无采取合理地切实可行的步骤，以确保该名已离职雇员的个人资料(即身分证号码)受保障而不受未获准许的或意外的使用所影响。该公司在公署发出警告信后同意从传真中删除该雇员的身分证号码。
在招聘过程中收集得的个人资料应只用于与雇佣有关的事宜。雇员辞职时，雇主使用该雇员的个人资料来通知客户他已离职，可视为将有关个人资料用于与雇佣事宜直接有关的目的。不过，用于该目的的个人资料应只限于足以履行身分识辨用途的资料。在离职通知书中披露有关雇员的姓名及职衔应足以识辨该人的身分，而披露该人的身分证号码是无必要的，因此举可能导致身分证号码被滥用作诈骗或其他不当用途。