雇员可否引用条例要求雇主提供在职证明文件
查询事项
查询者早前要求雇主向他发出在职证明文件被拒，故查询他可否引用条例提交查阅资料要求，要求雇主提供在职证明文件。
条例的相关规定
“个人资料”及“资料使用者”的定义
根据条例第2(1)条，“个人资料”是指与一名在世人士有关的资料，有关资料是储存在纪录内，可加以处理或查阅，并且从该资料可直接或间接识辨该名人士的身份。“资料使用者”是指独自或联同其他人或与其他人共同控制该资料的收集、持有、处理或使用的人。
查阅资料要求
根据条例第18条，资料当事人可向资料使用者提出查阅资料要求，以确定该资料使用者是否持有他的个人资料，及如该资料使用者持有该资料，要求该使用者提供一份该资料的复本。条例第19(1)条订明，资料使用者须在收到上述要求后的40日内，依从该项要求。
条例第20条订明资料使用者须在或可在何种情况下拒绝依从查阅资料要求，当中包括如查阅资料要求并非采用专员已根据条例第67条所指明的格式（即查阅资料要求表格）提出。若资料使用者根据条例第20条拒绝依从查阅资料要求，须根据条例第21(1)条，在收到该项要求后的40日内，于切实可行范围内尽快以书面通知提出要求者拒绝其要求的理由。
公署的回覆
雇员作为资料当事人可根据条例第18条向雇主提出查阅资料要求，以查阅其个人资料。除非条例第20条订明的情况适用，否则雇主必须在收到雇员的查阅资料要求后40日内向他提供其个人资料复本。
请注意，雇员根据条例只有权查阅其个人资料的复本，而非整份纪录的复本。此外，雇主亦毋须为依从查阅资料要求而额外制造任何本身并未持有的个人资料。就此，假如雇主在收到查阅资料要求时，并未持有该雇员的在职证明文件，则雇主毋须为依从该要求而制造相关文件。
雇员可将填妥的查阅资料要求表格直接送交雇主。有关提出查阅资料要求的详情，可参阅公署发出的单张《如何行使你在条例下的查阅个人资料权（常问问题及答案）》。上载日期：2020年9月