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个案简述

个案简述

有关保障资料第6原则 - 查阅个人资料的个案简述

参考编号.:2018C02

查阅资料要求 – 索取包括储存在纸张档案及电脑系统的资料 – 两者均必须向查阅者提供─保障资料第6原则

投诉内容

投诉人为某间机构提供的援助计划申请者,他向该机构作出查阅资料要求,以索取该机构处理其申请的纪录。

由于该机构只向投诉人提供了他当初提出申请时所呈交的文件,投诉人遂向本公署投诉该机构没有依从他的查阅资料要求。

结果

本公署派员到该机构进行视察,以确认他们是否持有其他应向投诉人提供的纪录。该机构表示,每当他们收到该援助计划的申请时,他们会将申请表格及相关文件存放在一个纸张档案夹内。至于其他纪录,例如该机构与申请人的通讯,以及该机构评估有关申请的详情,会被输入该机构的电脑系统内。

由于该机构早前只根据纸张档案处理投诉人的查阅资料要求,他们忽略了投诉人所要求的资料亦有储存在电脑系统内,因而没有向投诉人提供。

本公署介入后,该机构向投诉人提供了其电脑系统内涉及他所要求的资料的列印本,并就上述疏忽向投诉人作出书面道歉。

资料使用者须留意,“个人资料”是指与一名在世人士有关的资料,有关资料是储存在纪录内,可加以处理或查阅,并且从该资料可直接或间接识辨该名人士的身份。故此,“个人资料”包括以实体及电子方式储存的资料,资料使用者在处理查阅资料要求时,必须加倍注意。

上载日期:2019年3月


个案种类 : 按条例规定/保障资料原则/实务守则/指引分类: 按题目/内容分类: