查询
查询者表示，他向公司递交的病假申请文件须先后经过其直属上司、总经理秘书、总经理及总监秘书才到达人事部，查询者向本署查询他可否要求直属上司将病假申请文件直接交予人事部。
本署的回应
根据本署发出的《人力资料管理实务守则》第3.2.4.2段，雇主可为了与管理为雇员提供的医疗或其他福利或补偿直接有关的目收集与雇员的健康状况有关的个人资料。
至于收集得的资料文件应由哪些部门及人士处理，每家公司有其个别情况及行政安排，不能一概而论。不过，本署注意到查询者希望绕过的都是公司的高级管理层，而有关管理层一般而言理应有权查阅雇员的人事档案，包括人事档案中与员工的健康状况有关的资料。
无论如何，考虑到医疗资料的敏感程度，每家雇主都应以“需要知道”的原则 (“Need to know basis”) 清楚考虑哪些是获授权查阅雇员医疗资料的职员，以确保有关资料得到保障。
(上载日期：2015年10月)