问：员工关注主管要求下属提供验身卡副本的做法。有关做法的目的是记录员工看医生的日期及时间。不过，有关副本亦会显示员工的健康状况。由于员工要出示验身卡供主管检查，有关做法是否违反《个人资料(私隐)条例》(下称“条例”)？
答: 条例附表1的保障资料第1(1)原则规定，除非个人资料是为了直接与将会使用该等资料的资料使用者的职能或活动有关的合法目的而收集；资料的收集对该目的是必需的或直接与该目的有关的；及就该目的而言，资料属足够但不超乎适度，否则不得收集资料。根据《人力资源管理实务守则》(下称“守则”)第3.2.4.2段，雇主可收集与雇员的健康状况有关的个人资料，只要是为了与管理为雇员提供的医疗或其他福利或补偿直接有关的目的收集资料。无可否认，一个人的医疗资料属极度敏感的资料，需要高度保护。任何收集此等资料的行为必须在该个案的特定情况下有充分理由支持。在有关情况下，雇主只需要有关雇员病假申请的最低限度资料，以核实或计算该雇员可享有的病假或其他有关福利，而不需要雇员健康状况的详情。
即使收集雇员的医疗资料没有违反保障资料第1(1)原则的规定，雇主仍然要留意有关收集是保障资料第1(2)原则所容许的。条例的保障资料第1(2)原则规定，个人资料须以合法及在有关个案的所有情况下属公平的方法收集。在这前提下，雇主应向雇员提供一切所需资料，让雇员自行决定是否向雇主提供医疗资料。任何以恐吓或强迫手段收集资料，会被视为以不公平的方法收集资料，并违反保障资料第1(2)原则的规定。
上载日期：2009年5月