投诉内容
案情摘要
投诉人向公署投诉一政府部门在接听他的电话投诉时要求他提供中英文姓名及出生日期等个人资料。投诉人质疑该部门收集其出生日期属超乎适度，遂向公署作出投诉。
被投诉者在调查期间向公署的申述
(a) 收集投诉人的出生日期，目的是确保与投诉者的会面或所录取的口供均合乎该部门程序手册及其他有关规定：如投诉者未满16岁，他的口供应在其家长或监护人在场的情况下录取（下称“该等规定”）。因此，该部门在登记投诉时便要确定投诉者是否已年满16岁。
(b) 该部门的有关人员在收集投诉者的个人资料前，会告知投诉者可自愿提供个人资料。
(c) 若投诉者拒绝提供出生日期，该部门并不会立即中止处理或不接纳其投诉。
结果
该部门在投诉热线的电话对话中收集投诉者的出生日期是超乎适度，该做法违反保障资料第1(1)原则的规定。理由如下：
(a) 私隐专员认为，该等规定的重点是确定投诉者是否已年满16岁，而不是投诉者的实际年龄及出生年、月及日。特别是对于已年满16岁的投诉者，该等规定并不适用，故此，该部门并没有需要收集已年满16岁的投诉者的出生日期。
(b) 该部门在接听投诉热线电话的阶段便收集投诉者的出生日期属过早。而事实上，该部门根本无法在电话中核实投诉者所提供的出生日期是否真确。该部门的有关人员可在电话中简单地向投诉者声明他必须年满16岁，否则必须由家长或监护人陪同下作出投诉。
(c) 私隐专员认为，该部门邀请投诉者会面录取口供时，才须要求投诉者出示其身份证核实他是否已年满16岁，以确保合乎该等规定。
公署的行动
私隐专员向该部门发出执行通知，要求该部门停止透过投诉热线的电话对话中收集投诉者的出生日期，并删除以往透过该方式收集的出生日期纪录。
被投诉者的改善措施
该部门已遵从执行通知的要求。
上载日期：2014年3月