个案简述

（行政上诉案件第24/2019号）

物业管理公司的员工–使用业主的名称及地址–发出有关物业管理或个人事务的信件–物业管理纠纷–保障资料第3原则– 将个人资料用于新目的–没有资料当事人的同意

聆讯委员会成员：
彭耀鸿资深大律师 (主席)
刘咏蒑工程师 (委员)
陈嘉敏女士 (委员)

裁决日期 : 2020年6月19日

投诉

本案件的上诉人为一个屋苑的业主立案法团，代表该屋苑的业主。被投诉人为该屋苑的物业管理公司（下称“被投诉人”）。上诉人认为，被投诉人收集业主的个人资料的目的为大厦管理，但被投诉人的员工在没有业主的同意下使用业主的名称及地址，向各业主发出一封有关该员工与业主立案法团主席的私人恩怨的信件（下称“该信件”）。上诉人认为该信件与物业管理无关，于是向私隐专员投诉被投诉人在没有取得业主的订明同意下将其个人资料用于新目的。

被投诉人解释公司已审阅该信件，并同意由其员工向所有业主发出该信件，以厘清一些针对被投诉人在物业管理的不正确事项。

私隐专员的决定

私隐专员经初步查询后，认为被投诉人收集、持有及使用业主的个人资料作物业管理用途为合理。由于该信件的内容与该屋苑的物业管理有关，故由其员工向业主所发出的该信件是为了一个直接与物业管理有关的目的。

私隐专员因此认为个案无违反《个人资料（私隐）条例》（条例）任何规定的表面证据，在初步查询后决定根据条例第39(2)(d)条拒绝对上诉人的投诉进行调查。

上诉人不满私隐专员的决定，故向委员会提出上诉。

上诉

委员会就以下原因批准上诉人的上诉 ─

1. 委员会认为被投诉人的员工发出该信件的主要目的是在表达他自己的不满，而该信件内提及的事件亦不是全部与该屋苑有关（有些事件是与另一屋苑有关）。虽然该信件内的部份内容间接与物业管理有关，但该信件是以该名员工的个人名义发出，整封信件表面看来是该员工为自己的目的而发出。
2. 既然被投诉人指称该信件是用以厘清有关被投诉人在物业管理方面的一些不正确事项，委员会认为私隐专员有必要去调查该信件提及的事件及确认那些事件是否真确与物业管理有关。举例来说，委员会认为被投诉人只是一间外聘为法团提供物业管理服务的公司，如被投诉人尝试使用业主的个人资料去干涉上诉人的内部管治，这便有可能是错误使用该些个人资料。
3. 委员会认为私隐专员拒绝进行调查的决定是没有充分考虑上述事宜。

行政上诉委员会的决定

委员会批准本上诉，命令私隐专员继续调查上诉人的投诉。

上载日期：2020年7月