查阅资料要求 – 索取包括储存在纸张档案及电脑系统的资料 – 两者均必须向查阅者提供─保障资料第6原则
投诉内容
投诉人为某间机构提供的援助计划申请者，他向该机构作出查阅资料要求，以索取该机构处理其申请的纪录。
由于该机构只向投诉人提供了他当初提出申请时所呈交的文件，投诉人遂向本公署投诉该机构没有依从他的查阅资料要求。
结果
本公署派员到该机构进行视察，以确认他们是否持有其他应向投诉人提供的纪录。该机构表示，每当他们收到该援助计划的申请时，他们会将申请表格及相关文件存放在一个纸张档案夹内。至于其他纪录，例如该机构与申请人的通讯，以及该机构评估有关申请的详情，会被输入该机构的电脑系统内。
由于该机构早前只根据纸张档案处理投诉人的查阅资料要求，他们忽略了投诉人所要求的资料亦有储存在电脑系统内，因而没有向投诉人提供。
本公署介入后，该机构向投诉人提供了其电脑系统内涉及他所要求的资料的列印本，并就上述疏忽向投诉人作出书面道歉。
资料使用者须留意，“个人资料”是指与一名在世人士有关的资料，有关资料是储存在纪录内，可加以处理或查阅，并且从该资料可直接或间接识辨该名人士的身份。故此，“个人资料”包括以实体及电子方式储存的资料，资料使用者在处理查阅资料要求时，必须加倍注意。
上载日期：2019年3月