（行政上诉委员会上诉案件第 54/2015号）
保险公司对客户的个人资料有否采取所有合理地切实可行的保安措施—— 上诉人一直未有收到正式保单—— 怀疑有人在回条上伪冒上诉人的签名确认收了保单—— 审视保险公司的保安机制是否符合保障资料第4原则的要求
聆讯委员会成员： 廖文健先生（副主席） 郭斯聪先生（委员） 袁妙龄女士（委员）
裁决日期 : 2016年9月13日
投诉内容
上诉人在2014年8月通过保险公司的业务代表投保了一份保险计划，由于一直未有收到正式保单，于是在2015年向保险公司查询。保险公司表示上诉人已于2014年9 月22日签署“保单收讫确认回条”。上诉人怀疑有人伪冒她的签名，认为保险公司对客户个人资料的保安不足，以致她的个人资料可能被未获授权的人士查阅，遂向私隐专员作出投诉。
私隐专员的决定
保险公司向私隐专员解释其一般做法:
(a) 当保单发出后，会经内部邮递将保单送往相关的分区办事处，由分区的秘书或助理签收后，再分发予相关的业务代表。业务代表随后将保单及“保单收讫确认回条”）亲手、以挂号或速递邮件派送予客户，并要求客户签署“保单收讫确认回条”。
(b) 同时保险公司会以平邮邮寄一封通知书予客户，告诉客户保单已发出，并提醒客户若在通知书发出后九天仍未收到保单，应致电保险公司的客户服务热线查询。
上诉人表示没有收到保险公司邮寄给她的上述通知书。
私隐专员认为保险公司已要求业务代表亲手、以挂号或速递邮件派送保单给客户， 并由客户签收；发出保单的同时，以平邮寄出通知书予客户，只是额外和保险的做法，万一客户未收到保单，亦可致电保险公司的客户服务热线查询。发生在上诉人身上的这种情况，既收不到保单，又收不到通知书，加上有人伪冒她在“保单收讫确认回条”上签名，以致保险公司不知问题所在，直至上诉人投诉才知道，这是非常罕见的。故私隐专员认为保险公司已采取合理地切实可行的步骤，去确保保单能妥善地派递到客户手中，没有违反保障资料第4原则的规定。
上诉
行政上诉委员会认同保障资料第4 原则规定资料使用者只须采取所有合理地切实可行的步骤，而非百份百地保证资料使用者持有的个人资料不受未经准许或意外的查阅、处理、删除、丧失或使用； 故即使保险公司无法确定保单在何时被何人签收，并不能即时断定保险公司违反保障资料第4 原则，而须详细审视保险公司的保安机制。
行政上诉委员会在审视过有关保安机制后，认为保险公司的程序符合保障资料第4原则内的“合理地切实可行”的要求，尤其是上述（a）及（b）两项措施分别由保险公司不同职员负责，让客户收到保单，并可以在最早的时间向保险公司查询有关派送保单的事情。
行政上诉委员会同意私隐专员的看法， 透过保险公司给私隐专员的书面回应及出示的“保单收讫确认回条”和通知书副本，在“相对可能性的衡量”（“balance of probabilities”）的基础上，接纳保险公司在上诉人的个案中，是有依据既定的程序送出保单和通知书。
行政上诉委员会的决定
行政上诉委员会驳回上诉。
上载日期：2019年3月