查询者的问题
一间物业管理公司（下称“该公司”）收到一执法机关（下称“该机关”）的书面要求，当中引用《个人资料（私隐）条例》（下称“条例”）第58(2)条下的豁免条文，要求该公司提供其管理物业内个别业主的登记资料。该公司遂向本署查询，如应该机关的要求披露业主资料会否涉及违反条例的规定。
本署回覆
在条例附表1的保障资料第3原则（下称“第3原则”）下，该公司为提供“物业管理服务”而收集的业主登记资料必须使用于“物业管理”用途或直接有关的用途上。此外，如无有关的资料当事人的订明同意（在条例下指当事人自愿给予的明示同意，且并未被撤回），个人资料不得用于与收集目的无关的用途上。
然而，条例第58(2)条订明，在为了第58(1)条所述的目的（侦测罪行或拘捕犯罪者等）下，可获豁免而不受第3原则所管限。不过，本署提醒该公司，决定第58条是否适用的人应该是持有有关个人资料的资料使用者（即该公司），而非向其索取资料的人。根据个案判例，就依从第3原则的规定而使用个人资料会否损害条例第58(1)条提述的事宜，资料使用者必须根据已获取的所有资料而作出客观推断，并不能单凭其主观看法而作出结论。
资料使用者必须确保披露有关资料的豁免条文，适用于其个案。虽然执法机关处理的案件均属机密，但作为资料使用者的该公司应在不影响案件的情况下，向该机关确认案件的性质是否属第58(1)条所述的范围、以及不披露被要求的资料是否“相当可能会损害”有关案件的处理，以决定条例第58(2)条是否适用。无论如何，资料使用者应要求查询者提供更多资讯，有利它在被指违反第3原则披露有关资料的法律程序或投诉中，援引第58(2)条下作出免责辩护。
(上载日期：2015年10月)