机构于一名前雇员离职超过七年后仍保留其工作表现的个人资料
投诉内容
投诉人为一名地产代理，他曾因雇主指其工作表现欠佳而离职。于投诉人离职后，该雇主一直保留有关投诉人工作欠佳的纪录。投诉人在十年后再次受聘于该雇主，而他从同事口中得知他因过往工作表现欠佳，而曾被雇主考虑永不录用。及后，投诉人再度离职，并向公署投诉该雇主多年来仍保留他首次入职时的个人资料，包括工作表现纪录。此外，他亦指称该雇主将考虑永不录用他 的资料向其他同事披露。
结果
该雇主向公署解释，地产代理行业的雇 员于离职后再次入职是惯常现象，因此他们会将雇员的人事资料包括工作表现纪录永久保存，以备将来前雇员再次申请入职时作考虑。
保障资料第2(2)原则规定，资料使用者 须采取所有切实可行的步骤，以确保个人资料的保存时间不超过将其保存以贯彻该资料被使用于或会被使用于的目的（包括任何直接有关的目的）所需的时间。公署制订的《人力资源管理实务守则》（守则）第4.2.3段订明，雇主不应保留前雇员的个人资料超过七年，由前雇员离职日期起计，除非：有具体理由规定雇主须保留有关资料一段较长的期 间；或前雇员给予订明同意可将有关资 料保留超过七年。
经公署介入调查后，该雇主已修订有关保留前雇员的个人资料的政策，订明 前雇员的人事纪录一般不得保存超过七年。假如该雇主需要处理与前雇员有 关的诉讼或履行合约上的责任，该名前雇员的人事纪录将被保留至有关个案完结。
此外，该雇主在此案调查期间已依从公署的建议，销毁了投诉人第一次受雇期间的人事纪录包括工作表现纪录。关于投诉人指称雇主将考虑永不录用他的资料向其他同事披露，因他提供的举证资 料不足而未能成立。
上载日期：2019年3月