查询内容
根据一间公司（下称“该公司”）在其查询中所述，为给予职员方便，该公司的人事部一直以来均让公司职员选择将保险索偿申请表（下称“该些表格”）交到人事部，再由人事部职员将该些表格转交予保险公司，过程中不会查閲或收集表格上的资料。
然而，为监控公司投保额的使用情况，人事部现希望在收到该些表格后查閲及记录当中的资料，该公司遂向本署查询有关做法会否涉及违反《个人资料（私隐）条例》（下称“条例”）下的规定。
本署回覆
根据条例附表1的保障资料第1(1)原则订明，资料使用者在收集个人资料时，必须为了直接与其职能或活动有关的合法目的而收集，而资料的收集对该目的是必须或直接与该目的有关的。就该目的而言，资料属足够但不超乎适度。由于保险索偿申请表往往载有敏感的个人资料，若该公司落实新安排并在过程中查閲及记录了该些表格上与上述目的无关的个人资料，则有关的做法便可能构成违反第1(1)原则的规定。为谨慎起见，本署认为该公司向保险公司查询其投保额的使用情况及相关统计数字已可达到其监控目的，故不一定需要查閲及记录该些表格上的资料。
(上载日期：2015年10月)