投诉内容
案情摘要
投诉人是公共巴士司机，他不满其雇主要求员工签署一份授权书以授权雇主向有关机构查阅其过往的违例驾驶纪录（下称「该纪录」），及没有向他清楚解释收集该纪录的目的，遂向公署作出投诉。
被投诉者向公署的申述
收集该纪录是为了掌握员工的违例驾驶记分纪录，以防止他们因记满十五分而被停牌後仍继续驾驶。於某些情况下，如涉及超速驾驶丶没有遵从交通灯的指示丶有关的交通意外不涉及人身伤亡或於非执行公务期间违反交通条例，被投诉者则只可单靠员工主动向他们申报有关的违例驾驶详情（下称「该些申报资料」）。
因此，被投诉者於多年前已向员工发出通告，要求员工必须向他们提供该些申报资料，以及授权他们向有关机构查阅该纪录，当中有详述收集授权书以索取该纪录的目的。被投诉者在过去五年透过上述抽查机制曾揭发有员工隐瞒违例驾驶的个案。
结果
被投诉者要求其员工授权他们向有关机构取得该纪录此举与其职能及活动有关，所收集的资料属必需，亦不超乎适度，故不涉及违反保障资料第1(1)原则的规定。理由如下：
(a) 被投诉者作为香港其中一间大型公共交通工具的服务营运者，有绝对的责任监察其员工有能力及适合驾驶其辖下的车辆，以确保其乘客（广泛大众）的安全。就此，被投诉者必须采取措施确保其员工所申报的违例驾驶资料是准确的，而被投诉者因此要求员工签署授权书，以便向有关机构取得该纪录从而核实员工自行提供的该些申报资料属实。
(b) 被投诉者於某些情况下无法完全掌握所有员工的违例驾驶资料，及过往曾有多宗员工隐瞒该纪录的个案，故此被投诉者有需要取得该纪录作核实。
另外，被投诉者於多年前已向员工发出通告，解释收集授权书以索取该纪录的目的。就此，公署认为本案没有表面证据显示被投诉者於收集该纪录时涉及违反保障资料第1(3)原则的规定。
上载日期：2013年8月