机构使用闭路电视搜证时仍须按法例确保所涉个人资料的保安 － 保障资料第4原则
投诉内容
一所大学校园的民主墙上出现了一些冒犯性的字句。事件引起公众关注及传媒广泛报导，当中一份报章更公开了两名男子涉嫌张贴有关字句的闭路电视片段截图。
有市民怀疑是大学主动向报章披露该些闭路电视片段截图，涉嫌侵犯截图中人士的私隐，遂向公署作出投诉。公署随即就该闭路电视片段截图外泄事件对大学展开循规审查。
结果
审查资料显示，大学关注假如是该大学的学生张贴有关字句，那些学生必蒙受巨大压力而不知怎样自处，因此校方认为有必要尽快确定涉案人士的身份，以便对有关学生进行辅导。另一方面，事件已影响学校声誉，违反学生行为守则，大学因而须识辨涉案人士的身份， 继而作出调查及考虑采取纪律处分。
基于上述理由，大学保安中心在事件发生后翻查校园的闭路电视片段，并用手提电话拍摄相关的两张截图，然后传送到大学管理层人员组成的即时通讯社交媒体群组中，希望能尽快识辨涉案人士。群组内的部分成员更将该两张截图转发至十多名教职员及一名学生，要求他们协助识辨该两人。
公署留意到大学以即时通讯社交媒体传阅两张截图的目的是进行纪律调查，与其原先为保安理由而安装闭路电视监察系统的目的并不相同，表面上或不符保障资料第3原则的规定。不过，如果是为调查及惩处严重不当行为（并不限于罪案）的目的而使用的个人资料，则受《私隐条例》第58条所豁免，以致有关资料不受保障资料第3原则所管限。
在考虑到事件影响大学校誉及有关行为涉及违反学生行为守则（如字句是学生张贴），公署认为《私隐条例》第58条的豁免适用，即大学以即时通讯社交媒体传阅两张截图的做法不涉及违反保障资料第3原则的规定。
不过，公署认为即使该大学有必要第一时间将两张截图于该群组内传阅，大学亦务必要提醒群组的成员该两张截图属机密资料，不可随意转发，以及在完成使用截图后，须立即将截图删除等。
由于该大学没有采取所有合理地切实可行的保安措施去保障该两名人士的个人资料，公署认为该大学违反了保障资料第4原则的规定。该大学接纳公署的意见，并采取以下措施加强保障校园闭路电视片段：
(i) 在该群组订明各人均须遵守保密原则；
(ii) 制定闭路电视监察政策及程序，包括清楚列明持有个人资料的种类、 收集资料的主要使用目的及保留政策等事宜；及
(iii) 为负责有关闭路电视系统的日常运 作的职员制定详细的工作指引，当 中包括翻查及截取闭路电视片段的 程序及保安措施。
上载日期：2019年3月