(行政上诉案件第 234/2013 号)
香港考试及评核局就考生查阅个人资料要求收费—收费是否超乎适度—《个人资料(私隐)条例》第28条及有关保障资料第6原则 – 征收费用限制在仅仅收回对依从查阅资料要求直接有关及必需的成本—须视乎每宗案件的情况而定以及资料使用者的情况
聆讯委员会成员:
黄旭伦资深大律师 (主席)
颜金施女士 (委员)
何婉娴女士 (委员)
裁决理由书日期 : 2019年4月1日
案情
投诉人是2012年度香港中学文凭考试的考生。她于考试成绩公布后向香港考试及评核局（即本案件的上诉人）递交了一份“个人资料私隐条例查阅资料要求表格”，要求上诉人提供有投诉人的个人资料的试卷及口试录影片段。根据上诉人所订立的收费，投诉人须就该查阅资料要求向上诉人缴付合共港币1485元的费用 (“该收费”)。虽然投诉人已缴付该收费并收到上诉人所提供的资料，但投诉人认为该收费过高，遂向私隐专员作出投诉。
私隐专员的决定
私隐专员经调查后，认为该收费超乎适度，理由是（1） 上诉人无须牵涉作为经理级的员工履行投诉人的查阅资料要求；（2）电脑操作时间的费用为上诉人之正常开支，并不直接与履行投诉人之查阅资料要求有关；（3）重复收取作为“收集及查核申请表格、收取所需费用、发回条信件给申请者”之工序的员工薪酬。
基于上述的情况，私隐专员向上诉人发出执行通知，指令上诉人退回港币663元（即私隐专员认为超乎适度收取的费用）予投诉人及检讨上诉人就依从查阅试卷或口试录影片段要求的收费机制，以符合《个人资料(私隐)条例》(第486章)( “《条例》“)的规定。根据《条例》第28条(3) ，依从查阅资料要求而征收的费用不得超乎适度。
上诉人不满私隐专员的决定，故向委员会提出上诉。
上诉
本上诉获判部分得直。
就有关《条例》第28条的解释，委员会采纳及遵循行政上诉第37/2009号Commissioner of Correctional Services 诉Privacy Commissioner for Personal Data的原则。简要来说，第28条的“超乎适度“一词应解释为把征收费用限制在仅仅收回对依从查阅资料要求直接有关及必需的成本。征收的费用是否超乎适度，须视乎每宗案件的情况而定，以及资料使用者的情况，举证责任由资料使用者承担。
基于本个案的情况，委员会就以下原因部分准许上诉人的上诉 ─
第一，就案件的情况，委员会信纳上诉人在查阅资料要求时必须进行一定程序，从而需要相当的必要处理时间。该程序的时间成本可从电脑操作时间费中得到反映，而从相关查阅资料要求来看，是必需及直接有关系的。由于委员会认同进行查阅程序所需的时间属必要及合理，因此信纳电脑操作时间费没有超乎适度。就此问题，委员会认为私隐专员对于考评局不应征收电脑操作时间费的立场有误。
第二，由于经理级员工在处理要求中只是花费数分钟担当守门员的角色，故委员会认为经理级员工的所涉成本没有超乎适度，委员会认为为了依照查阅资料要求，经理级员工有必要参与查阅资料要求。
不过，上诉人接受收取作为“收集及查核申请表格、收取所需费用、发回条信件给申请者”之工序的员工薪酬有重复之处，故应将港币9元退还投诉人。委员会裁定上诉部份得直，将执行通知条款改为向投诉人退还港币9元，并撤销要求上诉人检讨其收费机制。
另外，委员会指出虽然投诉人有权出席上诉聆讯，并就上诉作出陈述或陈词，其陈述必须合乎上诉事项范围。由于投诉人没有资格就发出执行通知一事提出上诉，她没有权利提出上诉人或私隐专员没有提出的新事项，或扩大或改变上诉事项。
根据行政上诉委员会条例第21(1)(b)条，委员会在处理上诉时，有广泛权力接受或考虑任何向其呈交的资料，其中包括于调查期间私隐专员没有取得的证据。
行政上诉委员会的决定
本上诉获判部分得直。
上载日期：2019年4月