政府部门使用申请人的旧地址邮寄信件
投诉内容
投诉人是某政府部门两项不同公共服务的申请人，在申请两项服务时均曾向该部门提供通讯地址。投诉人不满该部门在他透过香港政府一站通平台（“一站通”）更改他在该部门的通讯地址后，仍将信件邮寄至投诉人的旧地址，遂向私隐专员公署投诉该部门。
结果
该部门表示，投诉人所使用的两项服务由该部门内的不同组别负责，两项服务的申请人资料分别储存于两个独立的电脑系统，由相关组别各自更新，而两项服务更新地址的手续亦不相同。该部门解释，投诉人透过一站通更新的地址只适用于其中一项服务，而投诉人没有通知负责另一项服务的组别更改地址，故该组别遂根据其系统中的纪录，将信函寄到投诉人的旧地址。
经私隐专员公署介入后，该部门已拟备新的表格以供更改另一项服务的相关地址并更改现有资料更新表格及相关的电邮及信函回覆范本，从而清楚向服务使用者说明地址更新只适用于个别相关服务的纪录，并提醒如需要更新他们在该部门其他服务的地址记录，则需另行通知相关的负责组别。
借鉴
机构或会基于他们的运作需要，安排机构内不同单位负责不同的计划或服务。虽然有关的分工安排属常见情况，但服务使用者一般不会理解不同单位各自有其独立的通讯地址纪录。就此，如机构就不同计划或服务制定不同的个人资料更新程序，则应向服务使用者清楚说明在不同服务下更新个人资料的程序，确保服务使用者充分知悉如何就不同服务更新其个人资料，避免出现误会，并能确保个人资料的准确性。
上载日期：2025年2月