律师事务所将投诉人的私人信件发送至她办公室的共用电邮信箱，以致信件遭第三者查阅 － 保障资料第4原则
投诉内容
代表投诉人丈夫的律师事务所将一封内容与投诉人正办理离婚有关的私人信 件，发送至投诉人办公室公用的电邮地址。
该事务所向公署表示，他们曾将信件发送至投诉人的私人电邮地址，但不获投诉人回应，该事务所遂将信件发去投诉 人办事处的电邮地址，并在电邮标题注明为私人密件。该事务所表示，他们是从网上搜寻到投诉人办事处的电邮地址，加上他们当时未能从投诉人丈夫提供的资料确定投诉人的其他联络方法，故他们在发出电邮前未有先联络投诉人核实该电邮信箱是否由她本人开启。此外，该事务所表示他们之所以发送该信件至投诉人办事处的电邮地址，是希望尽快收到她的回应。
结果
公署认为，该事务所如有必要将信件发 送至投诉人办公室的电邮地址，他们应先将信件加密或先与投诉人核实该电邮 信箱是否由她本人开启，才将信件发出。公署认为，该事务所并无采取所有切实可行的步骤以保障投诉人的个人资料，违反保障资料第4原则。
经公署介入后，该事务所承诺会预先将 邮件加密或与收件人沟通，才会以电邮 方式发送载有个人资料及敏感资料的文 件。
上载日期：2019年3月