(行政上诉案件第 32/2017 号)
取消飞行里数户口仍保留客户资料 — 委员会无司法管辖权处理条例第37条下决定的上诉 — 第37(1)(b)(i)条 — 指明被投诉人士的身份 － 第37(1)(b)(iii)条 － 行为可能违反条例下的规定 － 须考虑案情和证据 — 有责任向投诉人查明投诉的重点和事实
聆讯委员会成员: 沈士文先生 (主席)
陈佩英女士 (委员)
马李敏慧女士 (委员)
裁决理由书日期 : 2018年6月14日
案情
上诉人于2017年8月向私隐专员作出两项投诉：
(1) X公司虽然已应上诉人的要求取消其飞行里数户口，但上诉人致电X公司的热线时，仍可透过输入她的户口和其他个人细节，取得其户口资料，故上诉人投诉X公司令她的户口资料受到未获准许的查阅 (投诉一)。
(2) 一些不知名的人士曾使用上诉人的个人资料，假扮她到公立医院应诊及/或接受治疗 (投诉二)。
私隐专员的决定
私隐专员于2017年9月去信上诉人(决定书)，交待她投诉的内容，并指她在与公署职员的会议中，同意公署去信X公司表达上诉人的关注，以此方式来处理投诉一；而公署亦已经发信提醒X公司遵守条例内关于个人资料保安方面的规定。至于投诉二，由于上诉人未能指明被投诉人士的身份，故公署无法继续处理此项投诉。
上诉人不满私隐专员的决定，故向委员会提出上诉。
上诉
投诉一
委员会理解私隐专员当时的看法，由于投诉一只涉及保障资料第4原则(个人资料的保安)，既然没有证据显示X公司曾泄露上诉人的个人资料给第三者，所以认为去信X公司提醒它遵守保障资料第4原则的规定便已足够。但委员会认为决定书没有说明私隐专员不作调查的决定是根据条例第37条而作出的，即投诉一并非是一项“有效投诉”。
所谓条例第37(1)条下所指的“有效投诉”，有关投诉须同时符合以下三项条件，即：(i)投诉必须指明被投诉人士的身份(第37(1)(b)(i)条)；(ii) 被投诉的行为必须关乎个人资料(第37(1)(b)(ii)条)；及(iii)被投诉的行为有可能违反条例下的规定(第37(1)(b)(iii)条)。
私隐专员提出的论点是：
(1) 《行政上诉委员会条例》(第442章) 只赋予委员会司法管辖权处理附表内私隐专员作出的决定，这包括根据条例第39条1 (而非第37条)而作出的决定。
(2) 由于上诉人的投诉未能符合第37(1)(b)(iii)条的要求，即X公司的行为可能违反条例下的规定，因此该投诉并非是第37条下所指的“有效投诉”，而委员会无司法管辖权处理这类的上诉。
(3) 由于上诉人未能提供表面证据证明X公司违反了条例下的规定，故即使私隐专员没有在决定书说明该决定是根据第37条而作出的，但私隐专员仍可根据第39(2)(d)条作出不作调查的决定，而委员会具司法管辖权处理这类的上诉。
委员会认为私隐专员在衡量案情和证据后，该投诉仍不可能成立的情况下才可根据第37(1)(b)(iii)条拒绝接纳该投诉。委员会虽认同私隐专员不作调查投诉一的决定，但裁定该决定是根据第39(2)(d)条 (而非第37(1)(b)(iii)条) 而作出的。
此外，委员会在审视上诉人的投诉信后，认为虽然难以理解个中部份内容，但私隐专员仍有责任向上诉人查明投诉的重点和有关事实。上诉人的投诉除涉及保障资料第4原则外，亦隐含她不满X公司在取消其飞行里数户口后，仍保留她的个人资料，这关乎条例第26条2 和保障资料第2(2)原则 。X公司的回信虽已解释保留资料作纪录、核实身份和回答查询之用，但未有述及保留的期限，这点应交由私隐专员作出调查和裁断。
投诉二
委员会接纳私隐专员的决定，认为上诉人未能指明被投诉人士的身份，私隐专员可根据第37(1)(b)(i) 条拒绝接纳为一项“有效投诉”，而认同委员会并无司法管辖权处理这类的上诉。
行政上诉委员会的决定
委员会驳回投诉一 (关于保障资料第4原则) 和投诉二的上诉。委员会裁定投诉一 (关于保障资料第2(2)原则) 的上诉得直，并交回私隐专员考虑和处理。
1 条例第39条赋予私隐专员在何种情况下可拒绝进行或决定终止由投诉引发的调查，其中第39(2)(d)条订明私隐专员可因任何其他理由认为调查是不必要的。
2 条例第26条规定：
凡资料使用者持有的个人资料是用于某目的 (包括与该目的有直接关系的目的)，但已不再为该等目的而属有需要的，则除在以下情况外，该资料使用者须采取所有切实可行步骤删除该资料—
(a) 该等删除根据任何法律是被禁止的；或
(b) 不删除该资料是符合公众利益 (包括历史方面的利益) 的。
3 保障资料第2(2)原则规定：
资料使用者须采取切实可行的步骤，以确保个人资料的保留时间不超过达致原来目的实际所需。