公署持有的个人资料类别
公署持有的个人资料有四大类，分别记载在下列记录内：
投诉、调查及法律协助纪录：当中包括资料当事人、资料使用者及资料处理者提供的资料，以及根据条例的相关条文，就投诉、调查、法律协助及有关活动收集的资料；
人事纪录：当中包括职位申请表、受僱职员的个人资料、工作详情、薪金资料、付款、福利、放假及培训纪录、团体医疗及牙科保险纪录、强积金供款、工作表现评核及纪律事宜等；
其他纪录：当中包括行政及运作方面的档案、个别人士因参与公署举办的推广活动而提供的个人资料、公署举办的教育及培训活动纪录、订阅通讯的资料、顾问服务的资料、循规审查纪录、资料核对程序申请、个人资料系统的视察纪录及公众查询等；
网站伺服器所收集的纪录：当中包括为处理订阅通讯而收集的电邮地址（而该资料在特定情况下可用来识别个人人士，因而可能构成个人资料）。
保存个人资料的主要目的
就下列纪录内的个人资料而言：
投诉及调查纪录：保存资料的目的是要就投诉作出回应及采取跟进工作，包括为有关人士进行和解、调查，以及在适当情况下，采取执法或起诉行动；法律协助纪录：保存资料是为了与处理有关法律协助申请及任何其后的法律程序直接有关的目的；
人事纪录：保存僱员人事资料的目的，是作招聘及人力资源管理用途，例如有关僱员的聘任、福利、解僱、工作表现评核、纪律等事宜；
其他纪录：保存这些纪录的目的各有不同，须视乎纪录的性质而定，例如关于公署的职能及活动方面的行政工作，就政策或运作事宜寻求意见、举办推广、教育及培训活动、获取服务、订阅刊物、处理循规审查、资料核对程序申请、公众查询及进行个人资料系统视察等；
网站伺服器所收集的纪录：保存这些纪录是向透过网站进行登记的订阅户发送通讯。
浏览公署网站时被收集的资料
关于使用cookies档案：当你浏览公署的网站时，一些cookies档案将会储存于你电脑的浏览器内，目的是记录你已选择的字体大小，及进行网上表格的安全检查（即输入萤幕显示的验证码测试）。你可以选择不接受cookies档案；但你若不接受的话，网站便可能无法自动显示你已选择的字体大小，你亦不能递交任何网上表格。公署网站并不会透过cookies档案收集你的个人资料。
到访公署网站的访客统计数字：当你浏览公署的网站时，我们会纪录到访的人次。网站伺服器亦会纪录你的到访资料，包括你的IP地址(及域名)、浏览器类别及设置、语言设定、地理位置、操作系统、之前浏览网站、浏览时间/期间及浏览的网页(网站伺服器访客纪录)。
我们使用这些网站伺服器访客纪录作维持及改善网站运作的用途，例如判断最佳网站解像度，得知最多人浏览的网页等。这些资料只用于提升及优化网站用途。
我们不会并且无意使用到访人士的资料作识辨身份的用途。
外判安排
公署的内部资讯科技系统是由内部职员及一个本地第三方服务供应商开发及维持的。该第三方服务供应商不能读取该资讯科技系统内的个人资料，但在公署职员监督下于公署进行故障检修的情况则除外。
公署的网站是由本地第三方服务供应商开发及维持的。公署的所有服务供应商均受合约约束，须将接触到的任何资料保密及保障资料免受未经准许的查阅、使用及保留。
网上支付系统
公署接受公众人士以PayPal形式缴付专业研习班的课程费用。为处理经由PayPal支付的课程费用，参加者须提供其个人资料，包括但不限于信用卡、为发送账单而需要提供的联络资料予PayPal。PayPal由根据香港特别行政区法例注册的PayPal Hong Kong Limited管理。PayPal Hong Kong Limited是受香港金融管理局(金管局)监管的持牌储值支付工具发行人(牌照编号：SVF0008)。作为受金管局监管的机构，PayPal Hong Kong Limited须遵守并确保其服务供应商遵守(1)《个人资料(私隐)条例》，以及其他由公署不时发出的实务守则、指引或最佳行事方式，以及(2)《支付系统及储值支付工具条例》及其他由金管局不时订明的监管要求和指引。
有关由金管局备存的储值支付工具持牌人纪录册及由金管局发出的《储值支付工具持牌人监管指引》及《储值支付工具持牌人监管的应用说明》，请参阅金管局网页。
参加者在选择和同意使用PayPal缴付费用时，须受可能由PayPal Hong Kong Limited 不时修订的PayPal 服务付款条款所约束。公署建议参加者使用PayPal 服务前细阅PayPal Hong Kong Limited的私隐声明。
请浏览以下网址https://www.paypal.com/hk/webapps/mpp/ua/privacy-full以参阅PayPal的私隐声明。
保障措施
公署采取适当步骤以保障所持有的个人资料免受未获准许的或意外的查阅、处理、删除、丧失或使用(包括披露或移转)。
保留资料
公署维持及执行载有个人资料的纪录的保留政策，以确保个人资料的保存时间不会超过将其保存以贯彻该资料被使用于或会被使用于的目的而所需的时间。按常行指示及行政手册内所列的政策，公署所收集及持有的各类个人资料有不同的保留时间。
披露个人资料
公署为投诉、调查、循规审查及查询而收集的个人资料只会用于与公署履行法定及行政职能和活动直接有关的目的。因此，有关个人资料可能会转移予公署因处理个案而接触的人士或机构，包括被投诉者及/或其他有关人士或机构。公署在履行其法定职能时所收集的个人资料可能会披露予获授权收取与执法、检控或复检决定有关的资料的人士或机构。
公署为处理法律协助申请而收集的个人资料可能会披露予公署因处理法律协助申请而接触的人士或机构。有关人士或机构包括申请人的法律代表(如有)、答辩人(包括其法律代表，如有)、法庭及其他有关人士或机构。所提供的个人资料亦可能会被披露予与执法、起诉或反对公署的决定有关而获授权收取资料的机关或机构。
查阅及改正资料
如要向公署提出查阅资料要求，请填妥查阅资料要求表格(OPS003)(www.pcpd.org.hk/tc_chi/resources_centre/publications/forms/files/Dformc.pdf)，然后以传真(28777026)、电邮(communications@pcpd.org.hk)、亲自递交或邮寄(香港湾仔皇後大道东248号大新金融中心13楼1303室)方式送交个人资料私隐专员公署保障资料主任。
请注意，在条例第20条指明的情况下，公署须或可拒绝依从查阅资料要求，例如，若查阅资料属公署在处理个案的过程中所得知的资料，则披露该资料会构成违反条例第46(1)条的保密条款。
公署在处理查阅或改正资料要求时，会查核提出要求者的身份，以确保他/她在法律上有权作出这项要求。公署可就查阅资料要求而收取费用。公署会按条例第27条保存《保障资料纪录簿》。
查询
任何有关个人资料私隐政策及实务的查询可透过上述通讯地址、电邮(communications@pcpd.org.hk)或于办公时间致电2827 2827向保障资料主任提出。
我们会定期检讨《私隐政策声明》。本声明的最近更新日期为2023年10月11日。